Dajemo do 20% POPUSTA na školske torbeDječaciDjevojčice * Ograničena ponuda.

Vodič za kupovinu kancelarijskog materijala

Vodič za kupovinu kancelarijskog materijala

Upravo ste vi jedna od onih hrabrih osoba koja se usudila da osnuje i pokrene novu firmu! Samim tim što ste donijeli tako krupnu odluku, potrebno je ispuniti određene segmente za uspješan početak. Nakon samog donošenja odluke kreće njena realizacija. Taj process može biti podijeljen u dva segmenta.

Registracija

Prvi segment je sama registracija firme, odnosno to da ćete vašoj ideji udahniti pravni život. Većina ljudi se prilikom same registracije firme susreće sa brojnim nedoumicama:

 

  • da li su uspjeli baš sve da odradite u skladu sa Zakonom
  • šta je od dokumentacije potrebno da imate u svom objektu i
  • šta vam je sve od kancelarijskog materijala potrebno

Registracija je možda najstresniji dio, ali uz pomoć računovođe možete proći kroz ovaj proces relativno bezbolno. Prije nego što počnete, konsultujte se sa nekim online izvorima kao što je ovaj odličan i koncizan tutorijal na sajtu asistent.me.

Drugi segment je nabavka potrebnih obrazaca, knjiga, kancelarijskog materijala i uređaja. Slijedeći vodič za kupovinu kancelarijskog materijala i kancelarijskih mašina će vam pomoći da to uradite oslonivši se na naše iskustvo.

Obrasci i kancelarijski materijal – Šta vam treba za početak rada

Obrasci

Kako bi vama i vašim saradnicima obezbjedili uspješan start, potrebni su neki obrasci.

Takozvani djelovodnik je obrazac u obliku knjige u koju ste obavezni upisati svaki zvanični dokument, odluku, obavještenje, ugovore. Djelovodnik možete zamisliti kao index ili listu važnih dokumenata koje ste arhivirali u registratoru.

Dodaj u korpu

Za razliku od knjige prigovora u kojoj nije dozvoljeno ostavljanje dodatnih, upravo je u knjizi utisaka dopušteno- ona se ističe na vidno mjesto i služi upisivanju dodatnih komentara.

Ovaj obrazac vode privredna društva, pravna lica, preduzetnici kao i druga fizička lica koja obavljaju turističku odnosno ugostiteljsku djelatnost. Za svaki upisani prigovor u obavezi ste da u zakonskom roku odgovorite licu koje je taj prigovor podnijelo.

Ovaj obrazac vam služi da na siguran način u svakom momentu možete provjeriti svu poštu koju ste dobili i opremili iz firme.

Služe za plaćanje i prenos novca sa jednog računa na drugi. Najčešće se koriste za podizanje novca sa računa (plave boje) ili za uplatu sa vašeg računa na račun druge firme (žuti nalog).

Ukoliko u svom vlasništvu firma posjeduje putničko ili teretno motorno vozilo u obavezi je da ima za svako vozilo knjigu naloga. Prilikom putovanja sa vozilom koje se nalazi u vlasništvu firme, obavezan je putni nalog. U zavisnosti da li je putničko ili teretno vozilo u pitanju, putni nalog mora biti uredno popunjen i ovjeren. Posjedovanje putnog naloga je obavezno, a njegovo nepopunjavanje ili neuredno popunjavanje je kažnjivo od strane inspekcijskih organa.

Vodi se na obrascu KEP, vodi se posebno za svako veleprodajno mjesto, prodajni objekat i drugo prodajno mjesto, maloprodaju itd. Trgovac koji obavlja trgovinu na malo van prodajnog objekta Knjigu evidencije vodi na nivou celokupnog svog prometa u trgovini van prodajnog objekta.

Pored gore opisane dokumentacije koju je neophodno obezbjediti, svaka firma mora imati oglasnu tablu. Oglasna table mora biti istaknuta na vidnom mjestu, služi za sve vrste odluka koju firma donosi. Prilikom inspekcijske kontrole ili eventualnog sudskog spora svaka odluka koja nije bila zavedena u djelovodnom protokol i oglašena na oglasnoj tabli firme neće proizvoditi pravno dejstvo, pa ćete samim tim sebe i svoje poslovanje ugroziti. Pored svoje funkcionalne uloge oglasna tabla sa raspoređenim stikerima ili sređene fascikle sa arhiviranim dokumentima, dovoljan su potrošni kancelarijski materijal da bi prvi utisak o vama bio pozitivan.

Kancelarijske mašine i uređaji

Kapitalna dobra u kancelariji su: računari, telefoni, štampači i druge poslovne mašine koje čine trajnu investiciju. Odabirom odgovarajućih uređaja ćete sebi i svojim saradnicima olakšati obavljanje svakodnevnih radnih zadataka.

Štampači

Kod nas je izuzetno bitno izabrati popularniji štampač zbog potrošnog materijala. Nemojte biti jedna od onih osoba koja je zbog nedostatka tonera morala da kupuje novi štampač. Kada počnete sa radom, možete funkcionisati i sa jednim štampačem, ali je realno potrebno da imate dva različita za različite poslove. Kada nestane potrošnog materijala, jedan može preuzeti štampu dok ne kupite boju/toner. Takođe, manja je vjerovatnoća da će zbog sličnog problema oba prestati da rade.

STAMPAC LASER HP NEVERSTOP 1000a
Epson EcoTank L3110

Preporuka je da imate jedan izdržljivi laserski štampač (crno-bijeli) za štampu dokumenata u velikim količinama. Većinu dokumentacije ćete štampati na ovom štampaču. Naravno, nije samo bitno imati štampač koji koristi popularni toner, već i njegova cijena. Naš savjet se odnosi na štampače koji ispunjavaju upravo ovaj uslov – cijena i lako nalaženje tonera.

Takođe treba da imate jedan multifunkcionalni kolor printer (MFP) koji će pored štampe moći da skenira i kopira. Inkjet je neko vrijeme bio skupa opcija zbog cijene kertridža, ali sa pojavom novih Epsonovih EcoTank (kasnije i HP-ovih Smart Tank) modela, to više nije prepreka. Novi inkjet modeli se dopunjuju jeftinim bočicama boje pa je potrebno i ređe brinuti o dopuni. Vaš multifunkcionalni printer ćete koristiti za štampu faktura sa kolor logom na kvalitetnijem papiru (ovo su sitnice koje ostavljaju dobar utisak), kao i za skeniranje potpisanih dokumenata i slanje emailom.

SREDER OLYMPIA PS 55 CC, BLACK
MASINA RACUNSKA OLYMPIA CPD 3212 T

Šreder

Uništivač papira je danas obavezan u svakoj kancelariji. Čak i najjeftiniji modeli će zagorčati život svakome ko pokuša da “zaviri” u rad vaše firme bez dozvole. Nemojte, međutim, pogrešno čitati njihove specifikacije. Ako piše da uništava do 8 listova odjednom, provjerite da li misle na 75gsm papir ili 80gsm. Za svaki slučaj, nemojte ubacivati više od 50% navedenog maksimalnog broja listova. Uništivač će duže trajati, a vi ćete dobiti jedan dobar metod za oslobađanje od stresa.

Kalkulatori

Iako softverske verzije digitrona postoje i na najstarijim mobilnim telefonima i računarima, rad na njima je nepraktičan i ergonomski frustrirajući. Za posao vam treba malo napredniji digitron koji će moći da lagano dodaje i uklanja PDV sa iznosa (TAX +, TAX -) i koji će imati proračun profitne marže (nabavna / prodajna / marža).

Nemojte zaboraviti i računsku mašina – kalkulator sa štampačem. Ukoliko imate svog računovođu, ovo morate imati. Većina računovođa ima običaj da, kada radi važne procedure (kao završni račun), zahefta traku iz računske mašine za dokumentaciju kako bi kasnije lakše mogli pregledati postupak. Mada je termalna računska mašina (kao Olympia 3212T) lakša za održavanje, većina računovođa preferira da ima otisak negativnih iznosa u crvenoj boji što mogu samo mašine sa mastilom na traci ili roleru. Primjeri su Olympia 5212, Olympia 3212S i Olympia 512.

LAMINATOR OLYMPIA A 240 COMBO

Laminator

Laminator nije obavezan za kancelariju ali ćete vidjeti da je toliko lakše kada ga imate. Natpisi, akreditacije, grafikoni i važni dokumenti postaju čvršći, lakši za rukovanje i otporni na vodu.

Kancelarijski pribor i potrošni materijal

Potrošni kancelarijski materijal je neophodan svakoj firmi. Postoji veliki broj elemenata koje imaju uticaj na uspješno poslovanje. Neki od njih su očigledni, kao što su stručni kadar, marketing i resursi. Drugi su neuobičajeni “heroji” efikasnosti, a u tu grupu spada potrošni kancelarijski materijal.

Dobar kancelarijski materijal gradi bolji imidž kompanije. Poslovni ljudi rijetko se odlučuju za saradnju sa kompanijom koja je neorganizovana i čiji zaposleni tragaju za hemijskom i “bore” se za zajedničku heftalicu. Bez obzira što se danas u savremenom svijetu veći dio poslovanja odvija putem tehnologije, svaka kancelarija mora da ima zalihu potrošnog kancelarijskog materijala o kojoj se neko brine, kako bi zaposleni mogli nesmetano da obavljaju radne zadatke.

Potrošni kancelarijski materijal, poznat i kao potrošna roba, prema Webster rečniku iz 1913. godine je materijal koji se troši i može se nakon upotrebe uništiti ili baciti. Naime, to su proizvodi koje potrošači “iskorišćavaju” ili odbace.

Webster's Dictionary

Da biste uspešno planirali i upravljalji zalihama Raster doo u svojoj ponudi ima veliki izbor potrošnog materijala neophodnog svakoj kancelariji.

Kancelarijski pribor čine univerzalni papir A4 (poznatiji kao fotokopir), olovke, koverte, selotejp, spajalice, heftalice, punjenja za heftalice, bušač papira, fascikla, registrator, permanentni marker, rokovnik, čaša za odlaganje olovaka…

 

Papir

Univerzalni papir A4 je osnovni potrošni materijal koji ćete najčešće kupovati. Njega ćete koristiti za štampu velikog volumena na laseru i dokumenta koji ostaju u firmi (prijemnica, kalkulacija, izvještaji i td). Preporuka je da pored univerzalnog tipa imate i kvalitetniji, coated (premazani) papir. Njega koristite za vaše fakture i dokumente koji idu van firme. Držite ga u vašem kolor multifunkcionalnom printeru, za perfektne dokumente koje dajete na uvid drugima.

 

Olovke

Olovke su kao kancelarijski materijal broj jedan u građenju poslovnog imidža. Međutim, nemojte za zaposlene kupovati preskupe olovke, sjetite se samo koliko ste (malo) puta našli na potrošenu hemijsku. Hemijske olovke su kao upaljači – prije će se ona izgubiti nego potrošiti. Napravite stratešku podjelu:

 

  • izaberite jeftini model hemijske koji ćete stalno uzimati i uvjek imajte rezervu
  • gel olovke čuvajte za stariji kadar i menadžere
  • nemojte zaboraviti grafitne olovke i gumice – ili uzmite u obzir frikcione, piši-briši olovke za momente razmišljanja, proračuna i kreativnog “brainstorming-a” kada treba ispravljati, korigovati, brisati …

Arhiviranje i organizacija

Najpopularniji način organizacije i arhiviranja dokumenata kod nas je putem registratora. Radi čuvanja i arhiviranja manjih računa i dokumenata manjeg formata od A4 često se koriste perforirane providne fascikle (džepovi, folije za registrator).

LEAVE A COMMENT

Your email address will not be published. Required fields are marked *